Каждая компания в своей ежедневной деятельности сталкивается с трендовыми вопросами и сложностями в управлении своими сотрудниками: где найти, кого правильно нанять, сколько платить, как повысить эффективность, чем удержать?

В помощь руководителям, у которых нет HR-а, мы стартуем цикл статей по основным вопросам управления персоналом.

Поздравляем! Вы проделали непростую работу при поиске и подборе кандидата на вакантную позицию вашей компании! И вот ваш новый сотрудник нажимает кнопку электронного звонка компании. Давайте тут ненадолго остановимся и откатим события на пару недель назад.

Когда начинается испытательный срок вашего нового сотрудника? Вы думаете, что в тот момент, когда он в понедельник в 9.00 появился в вашей приемной? Ошибаетесь! Для вас, как для работодателя, он начался в тот момент, когда вы сделали своему финальному кандидату предложение “руки и сердца” работы в вашей команде, и он его принял.

За 2-3 недели до выхода кандидата вам необходимо:  

1. Поддерживать контакт с кандидатом. Особенно после того, как он проинформировал нынешнего работодателя о своем уходе. Важно заранее обсудить варианты его действий при поступлении контрпредложения от текущего работодателя, подготовить аргументы в пользу работы именно в вашей компании.

2. Во время процесса увольнения быть в курсе того, как протекает процесс, нет ли сомнений или предложений от других работодателей. Для этого, хорошо бы, еще при обсуждении оффера максимально четко описать функции и задачи нового сотрудника, убедиться в его заинтересованности и ответственности за свое решение. 

3. За 1-3 дня до выхода выслать кандидату письмо с индивидуальным приглашением на работу, уточнив: 

• когда и куда конкретно прийти на работу, к кому обратиться при приходе

• какие документы и возможно, вещи (чашку, сменную обувь и т.п.) иметь с собой

• о принятом в компании внешнем виде (дресс-коде);

• кратко о планах на первый рабочий день;;

• искренне выразить мысль, что компания рада его выходу

Письмо можно заменить телефонным звонком или сообщением в мессенджер. При этом, важно, быть уверенным, что кандидат пользуется тем каналом оповещения, на котором вы оставите сообщение.

4. Подготовить рабочее место и комплект новичка (компьютер, телефон, пропуск, телефонный справочник сотрудников, канцелярские принадлежности и т.п). Тщательно проверить все ли инструменты труда в наличии, чистое ли новое рабочее место, нет ли следов от прошлого сотрудника (если это не новое рабочее место). 

5. Внести сотрудника во все электронные системы компании. Обеспечить доступ в интернет, базы данных, ПО и информационные системы компании, создать электронный адрес. 

6. Согласовать коллегу, который будет наставником нового сотрудника.

7. Подготовить наставника, объяснив (а лучше, прописав) зоны ответственности и ожидаемые результаты работы тандема новичок-наставник.

8. Руководителю продумать и, конечно же, прописать, алгоритм прохождения испытательного срока, продумать план вхождения в должность или планы на испытательный срок, точки контроля и ожидаемые результаты.

9. Обновить или составить должностную инструкции позиции

10. Проинформировать коллектив о выходе нового сотрудника и его обязанностях.

И только теперь можно сказать: “к выходу новенького мы готовы!”

Адаптация и испытательный срок - есть ли разница?

Менеджеры по персоналу различают эти два понятия: испытательный срок и период адаптации. 

Для справки:

• В соответствии со ст. 26 КЗоТ Украины, при заключении трудового договора по соглашению сторон, может быть установлен испытательный срок для работника с целью проверки его соответствия занимаемой должности. В период испытательного срока на работника распространяются все требования, гарантии и взыскания предусмотренные законодательством о труде. А с первого дня его работы работодатель обязан официально его трудоустроить. 

• В соответствии со ст. 27 КЗоТ Украины, срок испытания при приеме на работу, если иное не установлено законодательством Украины, не может превышать трех месяцев.

• Каждая компания устанавливает свою длительность испытательного срока в зависимости от специфики деятельности организации, корпоративной культуры; требований, предъявляемых к должности; целей, устанавливаемых на испытательный срок. 

• Адаптация же подразумевает постепенное корректирование поведения сотрудника в соответствие с требованиями компании и установленными корпоративными правилами, т.н. его социально-психологическая акклиматизация.

Логично получается, что принципиальное отличие адаптации от испытательного срока в том, что испытательный срок направлен только на профессионализацию сотрудника, а адаптация – в том числе и на социализацию. Проще говоря: “как быстро сотрудник вольется в рабочий процесс и коллектив”. Мы будем синхронизировать эти два процесса, т.к. они тесно и логично взаимосвязаны.

Важно еще понимать, что адаптация – это не однодневное или недельное мероприятие, а многоступенчатый процесс, занимающий от 1  до 6 месяцев. Далее мы лаконично и вдумчиво отследим его алгоритм.

Итак - сотрудник вышел!

День первый. В этот день нужно совершить следующие действия:  

• Радушно встретить, показать рабочее место, познакомить с руководителем, с наставником, представить команде, вручить набор новичка.

• Провести welcomе-тренинг: рассказать о компаний, ее миссии, целях, корпоративной культуре, традициях. Ознакомить с организационной схемой, детально рассказать о задачах и должностях (людях) в отделе новичка, где найти основную информацию для работы (рабочие документы, ПО, доступы и т.п). Провести инструктаж по охране труда. Познакомить с правилами работы в компании и рабочим графиком. Провести экскурсию по офису. 

Первичную ознакомительную беседу обычно проводит менеджер по персоналу. Если его нет в компании, то - непосредственный руководитель или наставник. 

• Будет замечательно, если новый сотрудник получит на email поздравительное письмо с выходом, в котором будут:

  • чек лист необходимых действия сотрудника на период адаптации

  • ссылки на все документы, с которыми он должен работать

  • шаблон плана на испытательный срок

  • основная самая важная информация

• Оформить и подписать все необходимые кадровые документы. Ознакомиться и подписать должностную инструкции.

• Проверить, что все доступы в необходимые электронные системы и программы компании открыты и сотрудник может ими пользоваться.

• Написать письмо на всю компанию о выходе нового сотрудника с краткой информацией о нем и фотографией. Возможно, в  вашей компании есть сайт или CRM система, где тоже необходимо разместить эту информацию.

Первая неделя. В этот период надо успеть:

• Вместе с наставником составить план (программу) на испытательный срок: цели и задачи работы нового работника, выполнение которых оценивается в конце испытательного срока, критерии оценки результатов. 

• Изучить работу своего отдела (структура, функции, взаимосвязи и т.д.), формы отчетности  и правила работы.

• Изучить необходимый рабочий пакет документации. Научиться правильно вести документооборот.

• Перейти к реальным профессиональным действия. 

• Более детально познакомиться с командой.

• Более внимательно ознакомиться корпоративными правилами компании, ее историей, структурой, трудовым распорядком, традициями, политиками в области управления персоналом компании

• В завершении недели провести встречу с сотрудником, на которой двусторонне обсудить: как прошла первая неделя работы, что успели освоить,  в чем разобраться, с какими трудностями столкнулся новый сотрудник, какая помощь со стороны коллег или компании ему нужна. Наставнику важно дать новичку обратную связь: что, по его мнению, у сотрудника получается хорошо, что требует особого внимания, что надо изменить в работе. Также необходимо дать рекомендации на следующий период.

Польза наличия плана на испытательный срок:

1. План четко покажет, чем будет заниматься новый сотрудник во время адаптационного периода. В завершении срока будет понятно, что нужно оценивать в работе новичка. 

2. Документ позволяет также оценить работу руководителя/наставника: эффективно ли он помогал новому сотруднику выполнить план и пройти испытательный срок. 

3. План адаптации исключит субъективизм в оценке того, насколько новичок успешно прошел период адаптации и испытательный срок.

4. План адаптации нового сотрудника позволит оценить загрузку нового сотрудника в первые 1-3 месяца.

Первый месяц работы. В течение первого месяца сотрудник должен: 

• Начать самостоятельно выполнять свои непосредственные рабочие задачи. В этот период важно дать сотруднику почувствовать свою зону ответственности, при минимальном контроле и поддержке со стороны наставника.

• Пройти оценку по основным профессиональным знаниям и умениями.

• Быть задействованным в межличностные отношения с коллегами.

• Подготовить отчет о работе за этот период.

• Встретиться с руководителем отдела для подведения итогов работы за период. О чем и как говорить - детально описано  выше.

• Подкорректировать или составить план работы на оставшийся период испытательного срока.

Возможно, уже через месяц совместной работы вы примите решение, что испытательный срок можно объявлять завершенным и переводить сотрудника в состав постоянной команды.  Если такого пока решения нет, идем дальше.

Следующие 2-3 месяца вы продолжаете присматриваться к новичку.  И тут все зависит от срока адаптации принятой в вашей компании и эффективности его “вливания“ в рабочий процесс.

В этот период сотрудник преодолевает большую часть производственных и межличностных ситуаций и проблем. Наступает период стабильной работы. При этом необходимо понимать, что тот этап может наступить и через 3–4 месяца или через полгода года. Все зависит от того, насколько качественно оказывалась поддержка новому сотруднику, каковы требования к позиции, которую занял новичок, пропорциональны ли требованиям его стартовые профессиональные и личные качества, а также предыдущий опыт.  

Большинство проблем в этот период у новичков возникает из-за отсутствия достаточной информации о рабочем процессе, регламентах и т.д. Поэтому важно на каждом этапе давать исчерпывающую информацию, делиться опытом, знакомить с коллегами. Отсутствие этой информации также скажется на удовлетворенности работой и лояльности к компании. 

Что делать, если новичок не тянет.

Не тяните время. Как только увидите, что что-то идет в разрез ваших ожиданий и планов на нового сотрудника - проводите с ним дополнительную беседу, обязательно вместе с наставником. На ней: 

• выясните причины результатов, не соответствующих вашим ожиданиям

• убедитесь, что у новичка есть все (информация, инструменты, знания и умения) для  успешного выполнения работы и налаженные взаимоотношения с наставником и коллективом. 

• спросите прямо у самого сотрудника, как по его мнению, идут дела. 

• озвучьте ваши опасения. Проговорите шаги, которые надо сделать в ближайшее время для выравнивания ситуации.

• заручитесь пониманием ситуации как самого сотрудника, так и его наставника

• определите период времени на исправление ситуации и дату следующей встречи

На основе проведенного анализа и результатов работы сотрудника в период после встречи примите решение. Имейте ввиду, что «не тянет» также может касаться, не только сотрудника, а и его непосредственный руководителя или наставника, которые не компетентны или не уделяют новичку достаточно времени для передачи всей информации.

Итак, 2-3 месяца подошли к концу. Отлично! Дело осталось за малым - официально и правильно подвести итоги испытательного срока. 

Подводим итоги:

Готовим  план беседы и организовываем встречу с сотрудником и наставником.   

В план встречи включаем следующие темы для детального разговора:

• Общая обратная связь наставника и руководителя о результатах испытательного срока работы уже не новичка.

• Обсуждение выполнения плана испытательного срока

• Обратная связь от сотрудника: как он сам себя оценивает свою работу, в чем видит свои успехи, какие есть риски, какие предложения он продумал на будущее. Что мотивирует сотрудника работать хорошо, какие его мотивационные потребности. Что он рекомендует изменить в процессе адаптации, принятой в компании.

• Насколько хорошо сотрудник сработался с новыми коллегами, какую роль новый сотрудник занял в коллективе (неформальный лидер, «крайний», «друг» и т.д.);

• Есть ли у сотрудника понимание, что работа, которую он выполняет, важна для достижения целей всей компании

• Всё ли сотрудника устраивает в организации его работы, возможно, есть какие-то предложения, как их улучшить или оптимизировать. Каким видит сотрудник своё будущее в компании.

• Уточняем ключевые задачи и фиксируем план работы и развития сотрудника на следующие 3-6 месяцев. 

В случае положительного решения — торжественно поздравляем с прохождением испытательного срока и озвучиваем, если есть все изменения с наступлением официального сотрудничества: должностные и компенсационные.

И да, не забудьте сообщить всему коллективу о ваших кадровых новостях!

В случае негативного решения по итогам, можно обдумать и предложить перевод на другое место работы в рамках компании или грамотно уволить. 

Процесс адаптации может сократиться, если:

• в вашей организации развита корпоративная культура и командная работа

• системно прописаны процессы

• четко построенная система обучения и обмена опытом

• присутствует позитивная и открытая атмосфера

• сотрудники готовы поддержать друг друга в профессиональном и моральном плане.

В этом случае и новички вольются в коллектив и рабочий процесс гораздо быстрее. 

И когда вы, как руководитель, примите решение об положительном завершении испытательного срока вашего еще одного сотрудника и поймете, что вся работа была проделана не зря, в тот момент вы можете сказать себе, что вы грамотный и мудрый менеджер!

Идеально, если ваш процесс прохождения испытательного срока и адаптации будет состоять из следующего пакета документов/инструментов:

1. Положение об адаптации и испытательном срока

2. Чек лист действий всех ответственных лиц при выходе нового сотрудника

3. Чек-лист нового сотрудника: алгоритм действий нового сотрудника в компании в период испытательного срока.

4. Сборник корпоративных правил и условий работы:  “Welcome book” или “Книга нового сотрудника”

5. Шаблоны: план вхождения в должность, планы на испытательный срок

6. Чек лист вопросов для промежуточных бесед и подведения итогов испытательного срока.

7. Должностная инструкция должности нового сотрудника

8. Документ закрепляющий результаты испытательного срока и планы на следующий период работы сотрудника.

Важные адаптационные мелочи, которые не мелочи:

• Смена работы – это всегда стресс. Человек меняет привычный образ жизни, адаптируется к новым условиям, принимает правила, знакомится с людьми, осваивает объем работы. Поэтому в этот период поддержка нужна новичку как никогда. 

• По данным исследований, проводимых западными компаниями, качественная программа адаптации уже способна уменьшить текучесть кадров на 10–20% в год. 

• Около 80% людей, уволившихся в первые полгода-год работы, принимают решение об уходе из компании в первую неделю работы, такую информацию предоставляет статистика исследования текучести персонала.

• Эффективность работы новых сотрудников непосредственно будет на высоте, если в компании:

  • четко прописаны функционал и ожидания от каждой должности

  • внедрена процедура адаптации и введения новичков в должность.

  • есть брошюра для новичков с информацией про компанию и ответами на часто задаваемые вопросы.

  • есть программа наставничества и обучения новичков

  • сотрудники регулярно и системно получают обратную связь относительно своей работы.

Очень надеюсь, что смогла донести важность комплексного и глубокого подхода в организации процесса адаптации в компании. Внедрив даже часть наших рекомендаций - вы однозначно увидите положительные изменения в вашей компании.

Читайте в следующей статье:

Какую работу мы, как руководители, можем проделать еще, чтобы увеличить удовлетворенность, лояльность сотрудников к компании и уменьшить процент текучести персонала, продолжим обсуждать обсуждать в следующей статье. Уже скоро!

Лариса Жилина  

консультант в сфере управления персоналом,
оwner «Студия HR-решений»