Каждая компания в своей ежедневной деятельности сталкивается с трендовыми вопросами и сложностями в управлении своими сотрудниками: где найти, кого правильно нанять, сколько платить, как повысить эффективность, чем удержать?

В помощь руководителям, у которых нет HR-а, мы стартуем цикл статей по основным вопросам управления персоналом.

В предыдущих статьях “Краткого курса HR для руководителей”  мы детально рассказали, как выстроить работающие, качественные процессы найма персонала и его адаптации в компании. Надеемся, что помогли вашей компании сделать первые и важные шаги в систематизации процессов управления персоналом, и вы готовы идти дальше.

Не будем держать вас в интриге, и сразу расшифруем “страшную тайну” заголовка статьи. Действительно, нельзя сделать волшебные пассы руками или нажать волшебную кнопку и ваш сотрудник включится и пойдет работать как сумасшедший (надо как-то заменить слово, не могу придумать). Чтобы это произошло бизнес может сделать только одну волшебную вещь: создать мотивационные условия и мотивационную среду, чтобы сотрудник захотел сделать то, что мы от него ожидаем.

А как это сделать?

Какую работу нам руководителям, надо проделать еще,  как организовать процессы работы бизнеса, чтобы сотрудники, которых мы наняли и адаптировали продолжали работать эффективно, с качественным уровнем личной и профессиональной удовлетворенности, с высокой лояльностью к компании? 

Если сформулировать проще, то цель этой части нашего HR курса - получить ответ на вопрос: как сделать так, чтобы ваши сотрудники действительно работали, а не имитировали трудовую деятельность?

Извечная тема мотивации и стимулирования персонала, которую мы затронем, достаточно объемная и ее можно обсуждать часами. Мы же попробуем это сделать тезисно и с максимально прикладными элементами.

Начнем с небольшого диалога: зададим, вам дорогой читатель, несколько вопросов как обычному сотруднику компании (в данный момент ваша должность не будет важна, попробуйте от нее абстрагироваться, особенно, если вы ТОП менеджер, руководитель или собственник):

1. Что лично вас мотивирует в работе? Что вы хотите от нее получать?

2. Что лично вас может ДЕмотивировать в деятельности? Какие факторы вы не готовы терпеть по отношению к себе в рабочей среде?

3. Что вам  важно получать от вашего руководителя? Что вы от него ожидаете? (Если вы собственник компании, то представьте себя на ступеньку ниже, пожалуйста)

Ответьте на эти вопросы максимально честно. Постарайтесь записать больше 5 вариантов ответов, а потом проранжируйте их по важности для вас. Готово?

Если вы прошли наш мини-опрос искренне, то вероятнее всего варианты ваших ответов будут следующими:

Что лично вас мотивирует в работе? Что вы хотите от нее получать?

• Интересная, подходящая вам работа сама по себе.

• Сложные и амбициозные задачи. Зоны ответственности и свободы.

• Достижение видимых результатов. Драйв

• Признание, статус, бонусы, премии за результаты

• Я сам(а) себя мотиватор

• Профессиональное развитие. Карьерный рост

• Совпадение моих личных ценностей с ценностями компании

• Понятность правил, требований и процессов моей работы в компании 

• Наличие целей и планов развития как компании, так и сотрудников

• Деньги. Дополнительные вознаграждения за дополнительные усилия. Стабильность 

• Адекватный грамотный понимающий руководитель и менеджмент в целом

• Сплоченный коллектив коллег-профессионалов

• Здоровая рабочая атмосфера взаимопомощи и поддержки

Что лично вас может ДЕмотивировать в деятельности? Какие факторы вы не готовы терпеть по отношению к себе в рабочей среде?

• Все факторы из предыдущих ответов со знаком “минус”, а также:

• Невыполнение обязательств компании. Нарушение негласного контракта, 

• Неиспользование моих явных компетенций (навыков, умений, талантов)

• Игнорирование моих идей и инициатив

• Отсутствие чувства причастности к компании

• Отсутствие признания достижений и результатов со стороны руководства

• Отрицательные гигиенические факторы: не уютный офис, отсутствие профессиональных условия труда,  оборудования, нормальных санитарных условий

Что вам важно получать от вашего руководителя? Что вы от него ожидаете?

• Вектор направления моей деятельности и команды: куда и как идем, зачем, где конечный пункт, что дальше 

• Координацию работы. Профессиональные рекомендации.

• Конструктивную обратную связь по результатам моей работы

• Помощь в реализации планов развития. Обучение 

• Поддержку. Похвалу. Признание.

• Мотивацию. Вдохновение. Прозрачность требований

• Принятие руководителем на себя ответственности за работу подчиненных.

• Упреждение рисков и провалов в работе подчиненных

• Отсутствие микроменеджмента, недоверия и единовластия

• Создание комфортной атмосферы в команде

• Предсказуемость, адекватность, человечность

И еще один к вам вопрос: 

Как вы думаете, ответы  ваших подчиненных на  вопросы выше будут отличаться от ваших вариантов? 

 По результатам опросов украинских job-порталов: в 70-80 % случаях        ваши ответы совпадут с ответами вашими подчиненными!

 Конечно, важно сделать упущения, что результаты будут зависеть от    уровня должности сотрудника, от зон его ответствености, от вида бизнеса,  от уровня оплаты труда и, в конце концов, от его текущего настроения,  состояния здоровья и т.п. 

Но ключевой вывод, который сейчас важно услышать и задуматься каждому руководителю, в том, что ваши подчиненные - такие же люди как вы! Со схожими мотивационными потребностями, ожиданиями, ценностями и целями. И если компания, руководитель, бизнес сможет предоставить своим сотрудникам вышеописанную мотивационную среду и минимизировать демотивирующие факторы, то все будут в выигрыше и результатами работы будут удивлены даже сами сотрудники.

На этом выводе можно было бы поставить точку в теме. Все ответы на вопрос “как сделать так, чтобы сотрудники работали результативно” и секреты создания мотивационной среды кроются в ответах на наши три вопроса. 

Но мы не будем ставить точку, а  обсудим, какие инструменты могут помочь создать ту самую, работающую мотивационную среду.

Обозначим некоторые моменты в работе с людьми, осознание которых даст понимание мотивации обычного нашего сотрудника и облегчит дальнейшую работу:

• Помним: мотивировать человека нельзя. Можно создать мотивационные условия (среду), подходящие для определенного сотрудника или для группы/команды

• Физиологическая особенность людей – лень. Если можно не работать, можно не работать. Психологическая особенность людей –  всегда хочется всего и побольше, «денег много не бывает».

• Людям нужны деньги, но они хотят получать удовольствие от своей работы, гордиться ею, видеть свои результаты и уважительное к себе отношение

• По пирамиде Маслоу, пока у сотрудника (человека) не удовлетворены первичные потребности (прожиточный материальный минимум, безопасность, комфорт,  стабильность, уверенность, поддержка, общение и т.п), он не может думать о более значимых для бизнеса вещах, таких как - эффективность, развитие, лояльность.

• Удовлетворенность работника подразумевает, что его “в целом” устраивает работа. Он доволен определенными составляющими: зарплатой, условиями труда, возможностями обучения, будет продолжать здесь работать, но особых усилий прикладывать не будет. Будет “работу работать”. 

• Лояльность:  сотруднику нравится компания, он хочет трудиться здесь еще долгое время, оставаясь преданным работником и прилагая дополнительные усилия. “Будет делать работу качественно и выше среднего”.

• Вовлеченность:  наивысший уровень, когда сотрудник  радеет за свою компанию, выкладывается, предлагает улучшения и сам старается работать как можно лучше. Уровень отношений, когда каждая из сторон добровольно старается сделать другой стороне хорошо: ты – компании, компания - тебе.

Как узнать, как у ваших сотрудников обстоят дела с их текущим мотивационным состоянием? 

Первое, что мы предлагаем сделать руководителю  - спросить у них об этом лично. Рекомендуем такой план:

• Провести опрос ваших сотрудников, задав им три вопроса выше. А еще полезнее - провести развернутую оценку удовлетворенности и вовлеченности ваших сотрудников, составив список грамотно сформулированных и волнующих вас вопросов. В открытых источниках можно найти неплохие качественные варианты готовых опросников. 

• Дальше - тщательно проанализировать полученные ответы, сравнить их с реальностью и продумать, что вы готовы менять в компании: какие у вас есть возможности, ресурсы и средства 

• Составить четкий план изменений и запустить его реализацию

• Обязательно донести до своих сотрудников зачем это все было, какие изменения им ожидать и как эти изменения улучшат процессы компании

• В зависимости от масштабности плана и скорости изменений важно повторять такие опросы раз в 0,5 -1 года, анализируя результаты и корректируя действия компании.

На практике на отношение к работе ваших сотрудников влияют 4 основных фактора и наличие соответствующих им процессов и процедур, которые делают компанию в успешной:

1. Сама компания: вид деятельности, ее имидж и статус на рынке, этап (стадия) развития, размер, прибыльность бизнеса, особенности корпоративной культуры, команда профессионалов

2. Менеджмент: адекватный, грамотный, готовый быть примером для подражания, планирующий и организующий работу, контролирующий, предоставляющий оценку работы, обратную связь подчиненным, качественные коммуникации  и поддерживающий комфортную рабочую среду 

3. Процессы компании: их честность, прозрачность и понятность. Наличие рабочих политик, соблюдение договоренностей, предоставление зон ответственностей, четкость должностных обязанностей, правил работы, условий профессионального роста и систем оплаты труда

4. Сама работа: понятная, соответствующая компетенциям сотрудника и способствующая развитию его потенциала. Работа с наличием смысла, с пониманием, что подразумевается под успешными результатами труда. И, конечно, оплата этой работы в соответствии с достигнутым результатам, вкладом, затраченными усилиями, уровнем знаний и относительно, стоимости аналогичной работы на рынке труда 

Исходя из этих основных факторов, непосредственно влияющих качество работы сотрудников и их результаты мы рекомендуем разработать, прописать, презентовать (обычно это действие мы забываем) и соблюдать следующие процессы и документы:

• Миссию и ценности компании. Наглядные. Реальные. Конкретные. 

• Продукт компании. Принципы и правила работы бизнеса. Целевую аудиторию. 

• Стратегию развития бизнеса. Долгосрочные и краткосрочные планы

• Организационную структуру, схематически отражающую состав и иерархию всех подразделений компании и коммуникационные потоки между ними

• Все бизнес-процессы существующие в компании. 

• Положение об отделах - документ, описывающий конкретный отдел/департамент, его состав, цели, задачи и ожидаемые результаты работы (ценный конечный продукт, ЦКП)

• Планы развития отдела(ов) на текущий год. С четким распределением задач по сотрудникам, с указанием сроков и ожидаемых результатов 

• Стандарты работы отделов и/или определенных должностей: процедуры и алгоритмы действий при выполнении работ: общении с клиентами, оформлении документов, хранении информации, коммуникациях, фирменном стиле и .п.т

• Должностные инструкции (работающие, актуальные и наглядные) всех без исключения должностей (ролей) с указанием: цели должности, с описанием всей функциональности, требований к качеству.  И самое важное - конкретное описание результатов этой позиции, зоны ответственности сотрудника и что будет, если сотрудник не будет качественно выполнять свою работу.

• Ключевые показатели эффективности работы отдела и/или сотрудника. KPI -  количественный (всегда!) показатель измерения достижения целей (самых важных результатов, которые ожидаются) сотрудника/отдела и четкие (!) материальные выплаты, которые можно получить/не получить по их выполнению. Критерии определения KPI - это ответы на вопросы:  

  • Как мы узнаем что вы работали успешно? 

  • Какие ключевые задачи вашего отдела/должности? 

  • Как можно будет проверить/просчитать результаты работы?

• Планы развития сотрудника (ов) -  программа действий и результатов на год/полгода, благодаря которой сотрудник знает:

  • что от него ожидают, куда ему развиваться дальше

  • как он может улучшить качество своего труда

  • “что ему за все  это будет”.

• Правила жизни и работы в компании - документ разъясняющий сотруднику (ам) какие условия игры он принимает, проходя в данную компанию: что ожидает от сотрудника компания, что она предлагает, как должен вести себя, как коммуницировать, как относится к материальным ценностям компании и много другое 

• Положение об оплате труда с грамотно и четко прописанными:

  • социальным пакетом, предоставляемым компанией своим сотрудникам

  • системой формирования заработной платы с учетом значимости должности для бизнеса (генерит ли должность прибыль) и соблюдением мотивирующей пропорциональности постоянной и переменной части оплаты

  • системой дополнительных премий: за результативность, эффективность, проактивность, развитие, вклад в компанию и т.п.

  • и системой дополнительных выплат: за реализацию инноваций, наставничество, выслугу лет, единоразовые материальные выплаты и т.п.

Согласимся с вами, что работа по разработке этих документов требует времени и усилий, и не принесет молниеносного улучшения мотивационной среды. Но поверьте, оно того стоит!  В компании, где все эти документы прописаны, прозрачны, понятны, донесены до всех сотрудников, контролируются и являются работающим гораздо выше результативность, удовлетворенность, лояльность, здоровее корпоративная культура и командный дух, длительнее стаж работы и ниже текучесть персонала. Потому что сотрудники знают: куда и зачем идти, что от них ожидают, как им надо работать, что им за это будет и как они могут повлиять на свои профессиональные и материальные результаты.

А если еще поработать над усилением корпоративной культуры и бренда вашей компании как работодателя, то у вашей компании, вашего бизнеса однозначно будут все шансы на успех!

Лариса Жилина  

консультант в сфере управления персоналом,
оwner «Студия HR-решений»