Каждая компания в своей ежедневной деятельности сталкивается с трендовыми вопросами и сложностями в управлении своими сотрудниками: где найти, кого правильно нанять, сколько платить, как повысить эффективность, чем удержать?

В помощь руководителям, у которых нет HR-а, мы стартуем цикл статей по основным вопросам управления персоналом.

Что полезного мы сделаем вместе с вами:

1. Составим алгоритм поиска и подбора персонала в условиях дефицита рынка адекватных кандидатов: четко определимся кого, зачем, где и как будем искать и находить.

2. Пропишем процесс адаптации и испытательного срока новых сотрудников: что важно делать или не делать на этом этапе жизни сотрудника, чтобы по итогу получить успешного специалиста. 

3. Ответим на вопрос: как можно повысить текущую результативность компании через удовлетворение потребностей сотрудников? Не только ответим, а и обозначим оптимальные инструменты удержания нужных людей и пути высвобождения ненужных.

4. Разработаем план усиления корпоративной культуры и бренда вашей компании как работодателя, которые, в свою очередь, однозначно влияют на рост лояльности сотрудников, уменьшение текучести и упрощение привлечения новых людей в компанию.

5. Что будет еще? Мы рассчитываем, что вы подскажите новые, актуальные для вас темы.

Готовы? Начнем прямо сейчас. 

Часть 1. Как правильно нанять.

Алгоритм поиска и подбора персонала.

Шаг 1. Кто нужен, кого будем искать? 

Вы решились на найм нового сотрудника? Поздравляем! Уверены, что знаете кого и для чего будете искать? Проверьте себя по чек-листу вопросов, который поможет вам четко и конкретно (если получится, то и в цифрах) сформулировать новую позицию. Письменно ответьте на следующие вопросы:

• Какая цель вашей новой должности? Для чего или зачем вам нужен этот специалист?

• Какие задачи и функции он будет выполнять? 

• Какой продукт (основной, добавочный) будет результатом его труда?

• Как вы поймете (по каким критериям), что кандидат на этой должности успешен?

Перечитайте ответы выше и еще немного порассуждайте:

• Какие проблемы решит найм этого человека? 

• Все ли эти проблемы относятся к одной должности? Нет ли противоречий в требованиях вами обозначенных?

• Как вы планируете назвать должность, исходя из обязанностей выше?

• Что, по вашему мнению, должен знать и уметь новый сотрудник, чтобы эффективно выполнять свои обязанности?

• Какие социально - психологические качества личности важны на этой позиции?

• Из какого бизнеса или определенной компании вам будет полезен человек?

• Что вы, как руководитель, готовы дать сотруднику взамен на его профессиональные знания, умения, опыт, время? Чем помочь и поддержать в его работе, особенно на старте выхода?

• Кто и как будет обучать/наставлять/сопровождать этого сотрудника? Посоветуйтесь с этим сотрудником о его видении новой должности и человека, который ее займет.

• Что компания готова предоставить сотруднику: профессиональное оборудование, базу знаний, общий опыт команды, обстановку рабочего места и социальный пакет?

• Подумайте все ли вы учли, пропишите мелкие важности. Часто именно такие мелочи при поиске становятся ключевыми. 

Если вы честно ответили на все вопросы, то описание вашей новой должности готово! Дописывайте уровень компенсации: ставку, бонусы или % (продумайте от чего они будут зависеть и как рассчитываться). И проанализируйте ваши требования завершающий раз, вычеркнув все ваши пожелания к “золотой рыбке”, а не к реальному специалисту.

Шаг 2. Готовим объявление. Сообщаем рынку о нашей вакансии. 

Пишем описание вакансии для размещения его во внешних источниках. Что важно:

• Пишите ваше объявление продаваемо, нестандартно, ярко, честно, простым языком той целевой аудитории (ЦА), к которой вы обращаетесь. Подумайте, что важно вашей ЦА, что интересно, чем ее можно привлечь именно к вам.

• Избегайте банальностей и клише: дружный коллектив, интересная работа, ищем трудолюбивого и талантливого :). 

• Ваше объявление о работе должно вызывать: внимание, интерес, желание, и, конечно, действие. 

Если ваша вакансия выглядит так, что вы сами захотели на нее наняться - работа сделана на отлично!

Идем дальше. Рассказываем о ней вашему окружению в рамках наличия ЦА вакансии. 

• Для размещения вакансии используйте максимальное количество каналов продвижения, соответствующих вакансии. 

• Зачастую мы забываем про самые работающие и самые простые пути, например “сарафанное радио”. Расскажите всем своим знакомым о новой позиции, попросите порекомендовать специалистов, используйте свои социальные сети, профильные  группы в соц сетях. 

• Подумайте о других работающих методах поиска: расклейте сочные объявления по предприятию, разошлите письма на сотрудников о новых вакансиях, попросите своих сотрудников распространить вакансию среди их знакомым.

При этом, учитывайте сложности сегодняшнего рынка труда:

• острый дефицит кандидатов на линейные позиции (рабочие, продавцы, кассиры и т.п.);

• на сайтах для размещения вакансий много резюме, но из них мало хороших и адекватных;

• много стандартных, шаблонных и унылых вакансий работодателей без четкого описания задач и условий работы;

• новые ценности у наших кандидатов:  для людей значимы уважение, честность, забота, индивидуальный подход, КСО, комфортные условия труда;

• все хотят развития, обучения, роста и интересных проектов;

• стаж работы на одном месте уменьшается, люди легко принимают решение искать “лучшей доли”;

• срок поиска кандидатов увеличивается;

• традиционные источники поиска не приносят результатов.

Не сидите и не ждите, что после того, как вы разместили объявления на сайтах поиска работы, резюме будут сыпаться пачками. Разработайте стратегию прямого поиска, ищите кандидатов самостоятельно везде, где они могут потенциально находиться.

Шаг 3. Процесс отбора кандидатов. Собеседования

Классический пошаговый алгоритм процесса отбора выглядит так: 

поиск и сбор резюме кандидатов - анализ собранных резюме - телефонное ознакомительное собеседование (преинтервью) - сбор дополнительной информации о кандидате - собеседование в компании - тестовое задание (если есть) - сбор рекомендаций - анализ каждого кандидата в отдельности - предложение о работе соответствующим - сопровождение кандидата до выхода в компанию. Все шаги важны и должны быть пройдены!

Читаем резюме: 

1. Общий вид резюме: структурированность, отсутствие ошибок, единый стиль, индивидуализация, сопроводительное письмо и т.д.

2. Восстановление жизненного пути человека – учеба, паузы между работами, дополнительное обучение, смена видов деятельности

3. Что соискатель не сказал намеренно? Название компании, длительность работы, результаты  и достижения, время декретного отпуска, количество подчиненных и т.д.

4. «Читаем между строк»: использование канцеляризмов, шаблонов, неверное понимание терминов, выбор размещенной информации, индивидуализация

5. Фотография. Не делайте на ней акцент вообще. В телефонном преинтервью проверьте вашу интуицию. 

Помните, резюме - это не человек, это только его резюме! Если резюме краткое и непонятное, но интуиция подсказывает, что надо смотреть - звоните и задавайте вопросы.

Отобрали резюме - звоним. Основные цели телефонного собеседования:

1. оценить релевантность кандидата, собрать недостающую информацию о квалификации специалиста, уточнить зарплатные ожидания;

2. оценить адекватность, коммуникабельность, способность излагать информацию;

3. создать «контакт», заинтересовать предложением, настроить кандидата на встречу;

4. предоставить четкую информацию по организационным моментам собеседования: дате, времени и месте встречи

Переходим к самому сложному этапу - личные собеседования. Хотите за минимальное время встречи получить максимально полезную для нас информацию о кандидате?  Помните об основных вопросах, на которые важно получить четкие ответы:

• Может кандидат выполнять вашу работу?

• Хочет ли он ее выполнять?

• Соответствует ли он нашим специфичным, узкоспециальным требованиям?

• Подходит ли в нанимающую команду и в компанию в целом?

Хорошо, если структура вашего стандартного собеседования будет выглядит так:

1. Подготовка к собеседованию: черновик вопросов, место проведения, наличие времени, доброжелательное настроение.

2. Встреча, представление друг другу. Общий разговор “small talk”– налаживание контакта.

3. Рассказ о компании, о должности.

4. Общение с кандидатов по его профессиональным навыкам, умениям.

5. Кейсы, рабочие ситуации. Практические задания.

6. Биографическое интервью (при необходимости).

7. Ответы на вопросы кандидата.

8. Обсуждение оплаты труда: пожеланий кандидата, возможностей компании, торг.

9. Обратная связь - согласование дальнейших коммуникаций.

Чтобы облегчить и упростить процесс, делимся важными тонкостями:

• Собеседование ведете вы, а не кандидат. Держите инициативу в своих руках

• Направляйте кандидата на четкие и лаконичные ответы

• Говорите конкретные вещи и задавайте конкретные вопросы

• Не затягивайте собеседование. Если вы видите, что кандидат не подходит – заканчивайте встречу, тактично обосновав отказ. Экономьте время.

• Если вам кандидат “нравится” - ищите недостатки и наоборот (с)

• Нанимайте людей которые ХОТЯТ работать и могут учиться, даже если им не хватает навыков - таких кандидаты быстрее обучить, чем 3 месяца искать “идеального”. 

• Не бывает идеальных кандидатов -  ищете соответствующих. 70% соответствия кандидата требованиям - это отличный показатель. Кандидата можно брать!

• Заканчивайте интервью на позитивной ноте

• Во время собеседования фиксируйте ответы на вопросы, яркие личные особенности. Сразу (!) после собеседования - зафиксируйте ваши впечатления

• Если кандидатов на одну должность несколько - задавайте всем одинаковые вопросы. Так вы сможете провести сравнение и выбрать более подходящего. 

• Если первое собеседование прошло успешно и кандидат вам подходит, не обнадеживайте себя, что за дверью вас ждут еще 3 - 5 человек не хуже. Быстро прособеседуйте, для любопытства, еще 1-2 человека и оперативно делайте предложение лучшему. 

• Не тяните! Хорошие кандидаты быстро переходят в сотрудников ваших конкурентов.

Шаг 4. НЕ расслабляемся! Делаем предложение о работе.

Вы провели большую работу, отобрали своего кандидата. Теперь главное довести дело до конца, т.е. до выхода кандидата вашу компанию.

И тут главное не останавливаться, процесс еще не завершен. Что важно:

• Предложение о работе идеально делать лично: торжественно и глаза в глаза. Если такой возможности нет, и вы делаете предложение (оффер) по телефону, то продублируйте его в письме. 

• Если оффер принят - есть повод для гордости, но нет повода расслабиться. Пока ваш новый сотрудник не вышел к вам в компанию - это сотрудник другой компании. 

• Обсудите с кандидатом, что он будет делать, если текущий работодатель предложит ему контроффер, встречное предложение, проиграйте возможные варианты событий.

• Помогите будущему сотруднику пережить стресс смены работы, поддержите его во время увольнения. Если период перехода больше 1-й недели - оставайтесь на связи и будьте в курсе, как проходит процесс увольнения.

Поздравляем! Совсем чуть-чуть и ваш новый сотрудник выйдет к вам на работу! 

Что делать с ним дальше? Немного терпения и в следующей статье мы обозначим  тонкости этого периода: как должен выглядеть логичный процесс испытательного срока, чтобы после его завершения все были счастливы: руководитель - сотрудником, сотрудник - работой, компания - всеми. 

В следующей статье:

Пропишем процесс адаптации и испытательного срока новых сотрудников: что важно делать или не делать на этом этапе жизни сотрудника, чтобы по итогу получить успешного специалиста. 

Лариса Жилина  

консультант в сфере управления персоналом,
оwner «Студия HR-решений»