Сегодня поговорим о самом “загадочном” для большинства руководителей, а порой даже для самих специалистов в управлении персоналом, процессе - об оценке работы сотрудников компании.

В предыдущих статьях курса HR для руководителей мы обсудили реалии рынка труда и как руководитель компании или менеджер подразделения практически самостоятельно может выстроить основные процессы управления своими людьми: поиск и подбор персонала, адаптацию новых сотрудников, создание условий для стимулирования и удержания сотрудников. 

Сегодня поговорим о самом “загадочном” для большинства руководителей, а порой даже для самих специалистов в управлении персоналом, процессе оценки работы сотрудников компании. 

Тенденции рынка труда ставят перед руководителями непростую цель - решить две основные проблемы

1. найти и привлечь «правильных» людей, или порой просто тех, кто может нормально работать
2. выявить и удержать в компании тех сотрудников, которые по-настоящему являются полезным, результативным и, соответственно, эффективным. 

Цель нашей статьи, простым “человеческим” языком, разобраться в непростом понятии оценка эффективности персонала: что это такое; зачем она нужна в бизнесе; какие виды оценки бывают; как ее проводить в вашей компании и что делать с результатами. Мы не будем говорить об комплексной всесторонней оценке персонала, как ее описывают “классики” менеджмента и управления. И точно не успеем затронуть тему построения такой комплексной системы в вашей компании, это более глобальная задача. 

Мы обсудим простые, “щадящие” инструменты и пути реализации оценки именно эффективности ваших сотрудников, которые уже сейчас вы можете использовать в своей текущей работе. 

Итак, поехали! 

Сразу остановимся на важных утверждениях: 

Оценка эффективности персонала в бизнесе это: 

1. постоянный ежедневный сквозной процесс затрагивающий все этапы жизни сотрудника в компании, а не бумажная волокита раз в год со стандартными отчетами для галочки
2. непосредственная задача руководителя любого уровня, у которого есть сотрудники в подчинении 
3. двусторонний процесс: руководитель-сотрудник-руководитель, когда обратная связь предоставляется как со стороны руководителя, так и со стороны сотрудника 
4. неотъемлемая часть современной системы управления людьми и процессами в любой компании. 

И еще, важно помнить, что человеческая особенность такова, что мы не любим, чтобы нас оценивали, поэтому выстраивайте этот процесс максимально конструктивно и этично. 

Теперь определимся с терминологией: 

Комплексная оценка персонала - это набор инструментов и методов, направленный на выявление определенных характеристик сотрудников, уже работающих в компании, для принятия управленческих решений. Комплексная система - это тщательно разработанный, системный, затрагивающий всех сотрудников процесс. 

Оценка эффективности персонала, один из частей комплексной оценки, прицельно направленный помочь руководителю выявить и правильно использовать сильные компетенции и потенциал каждого сотрудника для увеличения результатов работы команды и компании в целом. 

И еще важный момент, результативность и эффективность - разные показатели. 

Результативность — это степень достижения запланированных результатов (способность ориентироваться на результат). 

Эффективность — соотношение между достигнутыми результатами и затраченными ресурсами (способность реализации своих целей и планов с заданным качественным уровнем, выраженным определёнными требованиями – временем, затратами, степенью достижения цели). 

Быть эффективным — это достигать результатов, задействовав минимальные ресурсы. 

Какие могут быть цели и задачи оценки, решать только вам в каждом конкретном случае. Классические задачи, если мы говорим об эффективности, как правило следующие: 

• оценить соответствие сотрудника занимаемой им должности: результаты его работы, выполнение поставленных целей и профессиональную квалификацию, (т.е. соответствие требований к сотруднику на конкретной должности к уровню оплаты его труда и к дополнительным вложениям со стороны компании в его работу) 
• оценить потенциала сотрудника: его сильные/слабые стороны, зоны развития, перспективность. спрогнозировать и скорректировать его карьерный и профессиональный рост 
• получить двустороннюю обратную связь и понять удовлетворенность текущего сотрудничества. 

Задайте себе следующие вопросы и вам самим станут понятны ваши приоритеты: 

• Зачем я хочу понимать, как работают мои сотрудники? Какая цель? Какой запрос бизнеса я хочу реализовать? 
• Какие критерии эффективности важны? Что мы хотим оценить? 
• Как мы будем это делать? Какими ресурсами и инструментами? 
• Получив оценку, что будем делать с полученными результатами? Будет ли выстроена взаимосвязь оценки и материальной мотивации? 

Получив ответы вам будет гораздо проще выбрать правильный инструмент и выстроить логический актуальный процесс. 

Теории достаточно, переходим к практике. 

Мы подобрали для вас несколько проверенных мировых практик и, соответственно, инструментов в разрезе: “как эффективно оценить эффективность моих сотрудников”.  В этой статье я немного упростила инструменты, чтобы их было проще реализовать, поэтому всегда рекомендую читать “первоисточники”. 

Инструмент: 1 to 1 встречи 

Что это: 

Это процесс предоставления обратной связи, подразумевающий открытый диалог между руководителем и подчиненным с определенной регулярностью, по определенным вопросам и по определенному алгоритму. Т.е вы лично встречаетесь с каждым вашим сотрудником и общаетесь по теме. 

В нашем случае, мы говорим как проводить 1 to 1 для оценки результатов работы сотрудников. 

Алгоритм разработки и использования: 

1. продумываете план встречи: какую информацию вы хотите получить от сотрудника, что обсудить 
2. письменно составляете вопросы для беседы. В идеале это  3-6 стандартных вопросов, используемых для всех сотрудников и 2-4 применительно к данному сотруднику и к текущей встрече. 
3. заранее предупреждаете сотрудника о встрече, просите подготовить вопросы с его стороны. Выбираете удобное время и место. 
4. настраиваетесь на конструктивное общение. проводите встречу. благодарите за работу. 
5. четко фиксируете результаты встречи в письменном виде Частота таких встреч зависит от их целей: от 1 раза в неделю, до 1 раза в 1-2 месяца. Какие вопросы занести в ваш список - тоже зависит от целей. В нашем случае, при оценке эффективности, предлагаем обсуждать такие темы:

Спросите у сотрудника: 

• Как прошел прошлый период? Каких результатов он достиг? Что получилось сделать из запланированного? Что получилось сделать особенно хорошо? 
• Что не получилось достичь? Почему? Что было сделано недостаточно? 
• Какая помощь нужна от руководителя, команды нужна в будущем? 
• Какой план работы на следующий период?  Что он будет делать по другому в своей работе, чтобы достичь поставленных целей? 

Дайте свою обратную связь сотруднику: 

• расскажите ваше видение и оценку текущей ситуации и его результатов. 
• озвучьте, что вы от него ожидаете в будущем, что он должен сделать в новом периоде, как улучшить свою работу. 
• предложите вашу помощь, если это необходимо 
• уточните, как сотрудник понял, что от него ожидают, что он имеет полную информацию по задачам, обладает необходимой квалификацией и средствами (инструментами, бюджетом, временем и оборудованием) для достижения результатов 
• попросите сотрудника дать обратную связь вашей работе, текущей ситуации в компании, дайте возможность задать ему наболевшие вопросы. 

Что делать с информацией, которую вы получите во время беседы: фиксировать, анализировать и сравнивать все, что обсудили: результаты работы, прогресс, ошибки, планы на будущее, лояльность сотрудника, его идеи, рекомендации и пожелания. На 1 to 1 встречах для обсуждения достижений и планов сотрудников  логично использовать индивидуальный план развития (ИПР) сотрудника, о котором мы говорили в прошлой статье. 

Для справки: 1 to 1 как инструмент можно использовать также для анализа удовлетворенности сотрудника, его общего психо-эмоционального состояния, оценки командной работы и т.п., формулируя правильные вопросы и используя коучинговые подходы. 

Инструмент: Оценка выполнения задач и достижение целей. 

Что это: 

Процедура оценки работы сотрудника путем сбора и анализа информации о выполнении им поставленных задач, обусловленных условиями предварительных договоренностей. 

Алгоритм разработки и использования: 

Исходим из того, что вы как руководитель знаете, каких результатов должна достичь команда и каждый сотрудник в течении определенного периода. 

1. наглядно и прозрачно прописываете цели и задачи, используя любое ПО: excel, гугл доки, Битрикс, Jira, вашу систему контроля работ 
2. четко формулируете цели, разбиваете их на задачи и правильно формулируете сами задачи, согласно методологии SMART (если вы не в курсе, что это обязательно погуглите) 
3. согласовываете ответственных за выполнение задач в индивидуальном порядке или командным обсуждением и передаете их в работу. 
4. с четкой периодичностью (не реже 1 раза в неделю) на общих собраниях или на личных 1 to 1 встречах обсуждаете результаты, используя практику “полезных” вопросов, взятую из Agile подходов: см. вопросы из 1 to 1 описания 
5. оцениваете вклад и результаты каждого сотрудника по получению “отчетной информации” 
6. фиксируете результаты в вашем ПО и анализируете их: что можно улучшить, изменить,  подкорректировать 
7. даете сотруднику обратную связь, озвучивая ваши благодарности за работу. А в случае отсутствия ожидаемых результатов конкретно проговариваете, чем это ему грозит в будущем 
8. исходя из заранее оговоренной системы поощрения: бонусов, премий, личные благодарности, номинации “победитель” или другие мотивационные фишки - реализуете эти инструменты 
9. повторяете алгоритм, трансформируя цели и задачи в зависимости от приоритетов и уже достигнутых результатов 

Что делать с результатами: 

• фиксировать, анализировать, сравнивать. 
• выявлять и поощрять лучших 
• принимать меры относительно отстающих. 
• делать это регулярно и прозрачно. 

Для справки: для оперативного сбора информации по результатам работы предлагаем взять в работу модель ежедневных стендапов по методологии Scrum: погуглите Daily Scrum Meeting 

Инструмент: Разработка и оценка KPI (упрощенный вариант) 

Что это: 

Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) — это четкие измеримые количественные показатели достижения целей

•  определенного сотрудника 
• в определенной должности 
• в зонах его непосредственной ответственности 
• за определенный период. 

KPI - это ответ на вопрос: Как мы узнаем, что он работал успешно? Какие показатели нам это покажут? 

Выделяются следующие виды ключевых показателей: 

• результаты: качество и количество 
• затраты: сколько и каких ресурсов всего потрачено 
• функционирование: соответствие работы бизнес-процессам и алгоритмам их выполнения 
• производительность: соответствие результатов потраченному на них времени 
• эффективности: соотношение результатов к затраченным ресурсам 

Алгоритм разработки и использования: 

• на основании актуальной работающей правильно составленной должностной инструкции сотрудника или составленного (вместе с сотрудником) списка его обязанностей, проранжируйте самые важные зоны ответственности: ключевые, приносящие основную значимую пользу, влияющие на работу всего отдела, компании, генерирующие прибыль и главное, приводящие к достижению целей стоящих перед отлетом. Выберите 3-6 показателей эффективности. 
• пропишите (предварительно проведя анализ и расчеты) количественно (в гривнах, объемах, штуках, и т.п) каких результатов должен достичь сотрудник по каждому показателю в определенный период (идеально 1-2 месяца), чтобы эти показатели были эффективными. 
• просчитайте и пропишите форму материального вознаграждения при достижении результата. (В сложных вариантах просчитывается вес показателей, %  достижения  и пропорционально рассчитывается вознаграждение) 
• проанализируйте, что индивидуальные KPI логично согласованы и синхронизированы с KPI всего отдела 
• обсудите KPI-s с сотрудником. Вместе вы внесете корректировки 
• доступно для сотрудников зафиксируйте их, используя любое ПО: excel, гугл доки, Битрикс, Jira, вашу систему контроля работ 
• запускайте в работу 

Что делать с результатами: 

• ежемесячно контролировать и обсуждать с сотрудниками, используя инструмент 1 to 1 
• сравнивать, анализировать, поощрять лучших, разбираться с отстающими 
• своевременно корректировать 

Для справки: в классике менеджмента KPI -  это комплексный подход разработки показателей сквозных для всей компании. Технологии их постановки, пересмотра и контроля легли в основу концепции, ставшей основой современного управления «Управление по целям», основоположников которой является Питер Друкер. Предлагаем эту тему оставить, как домашнее задание, для самостоятельного изучения. 

Зачем вам все это: 

Прочитав и поразмыслив над информацией выше, думаю, вы сами, уже поняли что и как делать ,насколько вы готовы затратить время и силы на внедрение инструментов оценки, и действительно ли вы хотите понимать, кто ваши сотрудники и какие ценности они могут/должны приносить вашему бизнесу. Ведь эффективность самого руководителя, как правило, выражается через итоги работы бизнеса: рост прибыли, доля на рынке, рост числа клиентов и т.п., а также через эффективность работы каждого подчиненного и социально-психологическую атмосферу в компании. На сегодня у нас все. 

Действуйте! 

Читайте в следующей статье:

В следующей, заключительной статье цикла, мы обсудим тему корпоративной культуры, внутреннего и внешнего бренда компании и их значении в успешности бизнеса. Если вам кажется, что это эфемерные и неважные вопросы - вам это только кажется!

Лариса Жилина  

консультант в сфере управления персоналом,
оwner «Студия HR-решений»